天津医科大学文秘室

校办职责

组织结构

行政文件

天津医科大学公文处理办法

第一章总则

　　第一条为使我校的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和天津市有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。

　　第二条公文是有法定效力和规范体式的公务文书，是进行行政管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

　　第三条校长办公室是我校行政公文处理的管理机构，并负责指导校内各部门、单位的公文处理工作。

　　第四条各院（系）、机关各部门、各直(附)属单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查，各级办公室应确定专职人员负责公文处理工作。

第二章公文的种类

　　第五条我校常用公文的种类：

　　（一）决定适用于对重要事项做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消我校不适当的决定事项。

　　（二）通知适用于转发上级领导机关的公文，传达需要我校各单位办理、执行或周知的事项，任免人员。

　　（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　　（四）报告适用于我校向上级机关或学校各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问。

　　（五）请示适用于我校向上级机关或学校各单位向学校请求指示、批准。

　　（六）批复适用于答复学校各单位请示事项。

　　（七）意见适用于对重要问题提出意见和处理办法。

　　（八）函适用于与不相隶属机关或单位之间商洽工作，询问和答复问题。

　　（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文的格式

　　第六条国务院有关文件要求，公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、印发份数、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　第七条公文按规定采用国际标准A4型（210mm×297mm）纸打印。

第四章行文规则

　　第八条行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　　第九条学校统一对外行文，学校各职能部门不得自行对外正式行文。学校内部要尽量减少行文，各职能部门职权范围内的工作，凡能用电话或口头解决的问题，不要制发公文；凡是可以自行下发或者可以与有关部门联合下发的公文，不要请学校转发。

　　第十条上报学校公文事项如涉及学校多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通，然后上报。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该主管部门处理，不必向学校行文。

　　第十一条 "请示"应当一文一事。"报告"不得夹带请示事项。

　　第十二条除学校领导直接交办的事项外，不得以机关或单位名义直接向学校领导同志个人报送"请示"或"报告"。部门或单位负责人不得以个人名义上报"请示"。"请示"不得多头报送。

第五章发文办理

　　第十三条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第十四条我校常用发文代字有：津医大、津医校办、津医教务、津医研教、津医科技、津医医政、津医人事、津医外事、津医后勤、津医保卫、津医开发、津医纪要等。

　　未编文号但以学校和校长办公室名义印发的公文具有同等效力。

　　第十五条制发学校公文一般由某项工作的主管部门提议，主管校领导同意，或由主管校领导直接授意主管部门发文。公文主要事项的主管部门为公文的主办部门，主办部门负责草拟公文。

　　草拟公文应做到：

　　（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确体现发文意图，并同我校现行有关公文相衔接。

　　（二）情况确实，观点明确，表述清楚、准确，结构严谨，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）使用简称要规范。使用无规范简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（四）文中如涉及校情统计数据，应与校长办公室或业务主管部门核实。

　　（五）公文内容如涉及多个部门，主办部门应负责草拟公文并送相关部门会签。

　　第十六条草拟公文应一律采用A4纸打印，并附电子文本，逐项填写"天津医科大学公文拟稿单"，送校长办公室。有时限要求的公文，承办部门须提前一天报送。特事特办。

　　第十七条草拟公文由校长办公室或主管部门送校领导签发，签发前应经校长办公室审核。审核重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本办法的规定等。对文字表述太差的文稿，要退回主办部门重办。

　　第十八条以学校名义制发的上行文，由分管校领导审核，由学校主要负责人或主持工作的负责人签发；以学校名义制发的下行文或平行文，由学校主要负责人或分管负责人签发；以校长办公室名义制发的公文，可由校长办公室主任签发。公文一经签发，不得更改，如需改动，应报签发人审核。

　　第十九条公文正式印制前，应由校长办公室进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　第二十条文件印制完成后，承办人将印制好的公文连同"天津医科大学公文拟稿单"一并送校长办公室，由印章管理人员复核审批、签发手续无误后用印。

第六章收文办理

　　第二十一条收文办理指对收到的校内外公文的处理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。

　　第二十二条校长办公室收到校内其他单位呈报的公文时，应进行审核。重点是：是否应由本机关办理；文种使用、公文格式是否规范；涉及到相关部门的事项是否已协商、会签。

　　第二十三条经审核，对符合本办法规定的校内公文，校长办公室应及时提出拟办意见，送分管校领导批示；校长办公室接校领导批示意见应尽快转交给承办部门；紧急公文，应向校领导和承办部门说明情况，当天回复。对不符合本办法规定的校内公文，经办公室领导同意，退回呈报单位，并说明理由。

　　第二十四条承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理；对不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的，应及时退回校长办公室，并说明理由。

　　第二十五条国家有关部委、天津市政府、有关委局以及其他外单位来文，由校长办公室登记编号，制作公文阅办单，提出拟办意见，送分管校领导批示后办理。校内任何机关或单位收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，必须送校长办公室登记办理，不得直接签批或传阅。

　　第二十六条除直接交办事宜外，校领导一般不直接收取各单位请示或报告。未经登记的公文应交办公室登记办理。文件阅后退回办公室，不得横传。

　　第二十七条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经校长办公室上报主管校领导审批、裁定。

　　第二十八条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第二十九条送负责人批示或交有关部门办理的公文，校长办公室负责催办；做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章公文管理

　　第三十条公文处理完毕后，应及时整理（立卷）、归档，定期向档案部门移交。

　　第三十一条校内相关单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

　　第三十二条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　第三十三条凡学校发送的公文，各部门、各单位要有专人签收、保管。机要文件定期清退，集中销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门、本单位的校内文件要妥为保存。

　　第三十四条公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。

　　第三十五条上级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经主管校领导同意，校长办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。

第八章附则

　　第三十六条本办法自发布之日起施行。

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